Politique de confidentialité

Qu’est-ce que les renseignements personnels?

« Renseignements personnels » signifie toute information concernant une personne identifiable. Il est important de noter que les renseignements qui en soi ne peuvent pas être liés à une personne identifiable ne constituent pas de Renseignements personnels.

Pourquoi recueille-t-on et utilise-t-on des Renseignements personnels?

Square One recueille et utilise vos Renseignements personnels à des fins suivantes :

1. Pour vous promouvoir, vous offrir, vous proposer une soumission et vous vendre l’assurance;
2. Pour améliorer notre site Web et les divers services vous proposés sur celui-ci;
3. Pour traiter et gérer vos polices d’assurance et toute réévaluation ou modification de couverture pour lesquelles nous agissons à titre d’agent;
4. Pour régler vos réclamations en assurance;
5. Pour communiquer avec vous conformément aux lois en vigueur; et
6. Pour se conformer aux lois en vigueur.

Nous limitons les Renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet à ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs.

Sachez que, dans le cadre de notre utilisation de vos Renseignements personnels, il est possible que, à des fins de traitement, nous les transférions à des territoires de compétence à l’extérieur du Québec (si vous êtes un client au Québec) et du Canada qui pourraient ne pas avoir des lois de protection des renseignements personnels sensiblement semblables aux lois québécoises ou canadiennes.

Les Renseignements personnels seront-ils divulgués à des tiers?

Nous ne divulguerons vos Renseignements personnels qu’aux personnes et aux organisations suivantes :

1. L’assureur et/ou le réassureur de votre police pour souscrire votre police, régler les réclamations, respecter ses obligations conformément à votre police et pour se conformer aux lois en vigueur;
2. Les entrepreneurs indépendants de Square One ou de votre assureur pour enquêter sur, aider à résoudre, ou régler votre réclamation;
3. Les agences de renseignements sur la consommation et les entités de réglementation et sectorielles appropriées régies par les lois en vigueur;
4. Les fournisseurs de service de Square One qui rendront anonyme /dépersonnaliseront les Renseignements personnels à des fins de développement de produits, conformément à la présente Politique de confidentialité, aux lois en vigueur et aux mesures de confidentialité et de sécurité;
5. Tout autre tiers, si la divulgation est raisonnable dans le but de déceler, de supprimer et d’empêcher une fraude probable;
6. Tout autre tiers autorisé par les lois en vigueur; et
7. Tout autre tiers, à condition que vous nous donniez votre autorisation expresse.

Comment recueille-t-on les Renseignements personnels?

Nous recueillons vos Renseignements personnels :

1. Pendant toutes les conversations téléphoniques que vous avez avec nous. Pour notre protection mutuelle et dans le but d’améliorer le service que nous vous offrons, nous n’enregistrerons ces conversations que si vous nous donnez votre consentement exprès;
2. Lors des communications écrites et électroniques entre vous et nous;
3. Quand vous utilisez notre site Web ou notre appli mobile;
4. Des sources d’information publiques ou commerciales; et
5. Des agences de renseignements sur la consommation régies par les lois en vigueur.

Le fait de nous fournir vos Renseignements personnels signifie que vous nous autorisez à recueillir, à utiliser et à divulguer vos Renseignements personnels en vertu de la présente Politique. Si vous nous fournissez des Renseignements personnels des tiers, vous constatez que vous avez obtenu leur consentement pour que nous recueillions, utilisions et divulguions leurs Renseignements personnels en vertu de la présente Politique.

Dans la mesure du possible, nous ferons en sorte que vos Renseignements personnels soient exacts et à jour.

Nos employés et/ou nos entrepreneurs indépendants, et les employés et/ou les entrepreneurs indépendants de notre assureur et/ou notre réassureur, n’auront un accès qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour exécuter leurs fonctions.

Comment conserve-t-on les Renseignements personnels?

Nous conservons vos Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de respecter nos obligations à vous et nos obligations juridiques, réglementaires et contractuelles. Nous sommes soumis à des lois et règlements provinciaux et fédéraux ayant différentes périodes de conservation minimum, y compris les périodes de restriction, qui peuvent varier selon les circonstances. Par conséquent, il est possible que nous conservions vos Renseignements personnels pendant aussi longtemps qu’ils servent l’objectif déterminé, même si vous n’êtes plus client chez nous.

Comment nous débarrassons-nous des Renseignements personnels?

Sous réserve des lois en vigueur, une fois que vos Renseignements personnels ne seront plus requis pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis, nous détruirons, dépersonnaliserons ou rendrons anonymes vos Renseignements personnels.

Comment recueillons-nous les Renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web ou notre appli mobile?

Lorsque vous consultez notre site Web ou notre appli mobile, il est possible que nous mettions des témoins sur votre appareil. Un témoin est un morceau de données sauvegardé sur votre appareil par le site Web consulté. Un témoin recueillit des renseignements, comme votre adresse IP et des détails sur votre appareil, son système d’exploitation, votre navigateur et vos préférences de navigation. Ces données sont conservées sur votre navigateur pour la prochaine fois que vous consultez la page Web. Vous pouvez refuser les témoins en les désactivant dans les réglages de votre navigateur. Toutefois, ceci pourrait vous empêcher d’accéder à des parties de notre site Web ou de l’appli mobile ou empêcher des parties de notre site Web ou appli mobile de fonctionner comme prévu.

Nous utilisons les témoins pour améliorer l’expérience de l’utilisateur en vous reconnaissant quand vous revenez à notre site Web ou notre appli mobile, en recueillant des données sur la manière dont vous utilisez notre site Web ou appli mobile et en privilégiant les services offerts par l’entremise de notre site Web ou appli mobile. Par exemple, si vous activez les témoins sur votre navigateur, notre site Web saura que vous avez déjà commencé une soumission et facilitera la poursuite de la soumission.

Comment utilise-t-on les Renseignements personnels dans le cadre de la publicité en ligne?

Pendant que vous utilisez notre site Web ou notre appli mobile, il est possible que Google et d’autres annonceurs placent des témoins sur votre appareil. Les témoins nous permettent d’afficher des publicités en ligne auprès des visiteurs de notre site Web. Nous ne pouvons pas identifier des utilisateurs spécifiques à l’aide des témoins.

Google, comme d’autres annonceurs, peut associer votre histoire de navigation, votre adresse IP et l’information sur votre appareil avec votre compte Google afin de personnaliser les publicités. Pour mieux protéger vos renseignements personnels et pour empêcher les publicités en ligne, vous pouvez faire ce qui suit :

1. Désactiver les témoins tiers;
2. Vous retirer de la publicité numérique en consultant le site Web du National Advertising Institute ou de l’Alliance de la publicité numérique du Canada;
3. Mettre à jour vos réglages dans Annonces Google; et
4. Désactiver Google Analytics.

Google Analytics est un outil qui enregistre votre activité de navigation sur notre site Web. Vous trouverez de plus amples renseignements au sujet de Google Analytics en consultant les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Google.

Il est possible que nous utilisions des données sur le trafic sur le site Web de Google Analytics pour nous aider à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web et notre appli mobile, à évaluer et à améliorer l’efficacité de nos campagnes publicitaires, et à améliorer l’expérience d’utilisateur.

Quelles mesures de protection assurent la confidentialité des Renseignements personnels?

Dans toutes les circonstances, nous ferons ce qui suit :

1. Nous déploierons toutes les mesures physiques raisonnables, tous les outils techniques et tous les contrôles organisationnels dont nous disposons pour protéger vos Renseignements personnels contre les abus ou la divulgation inappropriée;
2. Nous assurerons, par l’intermédiaire des contrats, que tous les tiers auxquels nous transférons vos Renseignements personnels à des fins de traitement se conforment à notre Politique de confidentialité; et
3. Nous assurons que les contrats fournissent des mesures de sauvegarde pour protéger la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Décisions automatisées

À l’aide des Renseignements personnels fournis, il est possible que notre système prenne des décisions automatisées (des décisions sans la participation humaine) en ce qui concerne ce qui suit :

1. L’approbation ou le refus de vous offrir une police; et
2. Les conditions applicables à votre police.

Quels sont les recours possibles?

La personne responsable de la protection des Renseignements personnels est notre avocate-conseil à l’interne. Nous vous encourageons à communiquer avec legal@squareone.ca si vous souhaitez :

1. Obtenir des réponses à toute question au sujet de notre Politique de confidentialité;
2. Demander un accès à vos Renseignements personnels sous notre emprise, y compris les transcriptions des appels enregistrés;
3. Corriger des Renseignements personnels imprécis;
4. Demander une évaluation d’une décision automatisée;
5. Aborder des plaintes au sujet de notre recueil, de notre utilisation, de notre divulgation ou de notre protection de vos Renseignements personnels; ou
6. Retirer votre consentement de notre recueil, de notre utilisation et/ou de notre divulgation de vos Renseignements personnels; toutefois, cela signifie que nous ne pourrions pas continuer à vous fournir des produits et services d’assurance ou la meilleure prime pour votre police d’assurance. Autrement, vous pouvez explicitement retirer votre consentement de l’utilisation de vos Renseignements personnels à des fins publicitaires.

Veuillez noter que la possibilité de retirer votre consentement de notre recueil, de notre utilisation et/ou de notre divulgation de vos Renseignements personnels est soumise à certaines restrictions, ce qui signifie que nous ne pouvons pas accepter la demande si nous sommes obligés de conserver les Renseignements personnels en raison des obligations juridiques, réglementaires et/ou contractuelles, y compris si les Renseignements personnels sont toujours requis pour les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information (si vous êtes résident du Québec) ou avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Coordonnées

Avocate-conseil à l’interne
Assurances Square One
650, rue Georgia Ouest, bureau 1410 Vancouver (Colombie-Britannique) V6B 4N8
Téléc. : 1.855.331.6935
Courriel : legal@squareone.ca