Politique de confidentialité

Qu’est-ce que les renseignements personnels?

« Renseignements personnels » signifie toute information concernant une personne identifiable. Il est important de noter que les renseignements qui en soi ne peuvent pas être liés à une personne identifiable ne constituent pas de Renseignements personnels.

Pourquoi recueille-t-on et utilise-t-on des Renseignements personnels?

Square One recueille et utilise vos Renseignements personnels à des fins suivantes :

1. Pour vous promouvoir, vous offrir, vous proposer une soumission et vous vendre l’assurance;
2. Pour fournir d’autres produits ou services demandés par vous;
3. Pour améliorer notre site Web et les divers services vous proposés sur celui-ci;
4. Pour traiter et gérer vos polices d’assurance et toute réévaluation ou modification de couverture pour lesquelles nous agissons à titre d’agent;
5. Pour régler vos réclamations en assurance;
6. Pour communiquer avec vous conformément aux lois en vigueur; et
7. Pour se conformer aux lois en vigueur.

Nous limitons les Renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet à ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs.

Sachez que, dans le cadre de notre utilisation de vos Renseignements personnels, il est possible que, à des fins de traitement, nous les transférions à des territoires d’attache à l’extérieur du Québec (si vous êtes un client au Québec) et du Canada qui pourraient ne pas avoir des lois de protection des renseignements personnels sensiblement semblables aux lois québécoises ou canadiennes.

Les Renseignements personnels seront-ils divulgués à des tiers?

Nous ne divulguerons vos Renseignements personnels qu’aux personnes et aux organisations suivantes :

1. L’assureur et/ou le réassureur de votre police pour souscrire votre police, régler les réclamations, respecter ses obligations conformément à votre police et pour se conformer aux lois en vigueur;
2. Les entrepreneurs indépendants de Square One ou de votre assureur pour enquêter sur, aider à résoudre, ou régler votre réclamation;
3. Les agences de renseignements sur la consommation et les entités de réglementation et sectorielles appropriées régies par les lois en vigueur;
4. Les fournisseurs de service de Square One qui rendront anonyme /dépersonnaliseront les Renseignements personnels à des fins de développement de produits, conformément à la présente Politique de confidentialité et aux mesures de confidentialité et de sécurité;
5. tout autre tiers, si la divulgation est raisonnablement nécessaire pour fournir un produit ou service demandé par vous;
6. Tout autre tiers, si la divulgation est raisonnable dans le but de déceler, de supprimer et d’empêcher une fraude probable;
7. Tout autre tiers autorisé par les lois en vigueur; et
8. Tout autre tiers, à condition que vous nous donniez votre autorisation expresse.

Comment recueille-t-on les Renseignements personnels?

Nous recueillons vos Renseignements personnels :

1. Pendant toutes les conversations téléphoniques que vous avez avec nous. Pour notre protection mutuelle et dans le but d’améliorer le service que nous vous offrons, nous n’enregistrerons ces conversations que si vous nous donnez votre consentement exprès;
2. Lors des communications écrites et électroniques entre vous et nous;
3. Quand vous utilisez notre site Web ou notre appli mobile;
4. Des sources d’information publiques ou commerciales; et
5. Des agences de renseignements sur la consommation régies par les lois en vigueur.

Le fait de nous fournir vos Renseignements personnels signifie que vous nous autorisez à recueillir, à utiliser et à divulguer vos Renseignements personnels en vertu de la présente Politique. Si vous nous fournissez des Renseignements personnels des tiers, vous constatez que vous avez obtenu leur consentement pour que nous recueillions, utilisions et divulguions leurs Renseignements personnels en vertu de la présente Politique.

Dans la mesure du possible, nous ferons en sorte que vos Renseignements personnels soient exacts et à jour.

Nos employés et/ou nos entrepreneurs indépendants, et les employés et/ou les entrepreneurs indépendants de notre assureur et/ou notre réassureur, n’auront un accès qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour exécuter leurs fonctions.

Comment conserve-t-on les Renseignements personnels?

Nous conservons vos Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de respecter nos obligations à vous et nos obligations juridiques, réglementaires et commerciales. Nous sommes soumis à des lois et règlements provinciaux et fédéraux ayant différentes périodes de conservation minimum, y compris les périodes de restriction et les considérations en détection et empêchement de la fraude, qui peuvent varier selon les circonstances. En vertu des lois sur la protection des renseignements personnels canadiens, il est possible que nous conservions vos Renseignements personnels pendant aussi longtemps qu’ils servent l’objectif déterminé, même si vous n’êtes plus client chez nous.

Comment nous débarrassons-nous des Renseignements personnels?

Sous réserve des lois en vigueur, une fois que vos Renseignements personnels ne seront plus requis pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis, nous détruirons, dépersonnaliserons ou rendrons anonymes vos Renseignements personnels.

Comment recueillons-nous et utilisons-nous les Renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web ou notre appli mobile?

Lorsque vous consultez notre site Web ou notre appli mobile, il est possible que nous mettions des témoins sur votre appareil. Un témoin est un morceau de données sauvegardé sur votre appareil par le site Web consulté. Un témoin recueillit des renseignements, comme votre adresse IP et des détails sur votre appareil, son système d’exploitation, votre navigateur et vos préférences de navigation. Ces données sont conservées sur votre navigateur pour la prochaine fois que vous consultez la page Web. Vous pouvez refuser les témoins en les désactivant dans les réglages de votre navigateur. Toutefois, ceci pourrait vous empêcher d’accéder à des parties de notre site Web ou de l’appli mobile ou empêcher des parties de notre site Web ou appli mobile de fonctionner comme prévu.

Nous utilisons les témoins pour améliorer l’expérience de l’utilisateur en vous reconnaissant quand vous revenez à notre site Web ou notre appli mobile, en recueillant des données sur la manière dont vous utilisez notre site Web ou appli mobile et en privilégiant les services offerts par l’entremise de notre site Web ou appli mobile. Par exemple, si vous activez les témoins sur votre navigateur, notre site Web saura que vous avez déjà commencé une soumission et facilitera la poursuite de la soumission.

Comment utilise-t-on les Renseignements personnels dans le cadre de la publicité en ligne?

Pendant que vous utilisez notre site Web ou notre appli mobile, il est possible que Google et d’autres annonceurs placent des témoins sur votre appareil. Les témoins nous permettent d’afficher des publicités en ligne auprès des visiteurs de notre site Web. Nous ne pouvons pas identifier des utilisateurs spécifiques à l’aide des témoins.

Google, comme d’autres annonceurs, peut associer votre histoire de navigation, votre adresse IP et l’information sur votre appareil avec votre compte Google afin de personnaliser les publicités. Pour mieux protéger vos renseignements personnels et pour empêcher les publicités en ligne, vous pouvez faire ce qui suit :

1. Désactiver les témoins tiers;
2. Vous retirer de la publicité numérique en consultant le site Web du National Advertising Institute ou de l’Alliance de la publicité numérique du Canada;
3. Mettre à jour vos réglages dans Annonces Google; et
4. Désactiver Google Analytics.

Google Analytics est un outil qui enregistre votre activité de navigation sur notre site Web. Vous trouverez de plus amples renseignements au sujet de Google Analytics en consultant les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Google.

Il est possible que nous utilisions des données sur le trafic sur le site Web de Google Analytics pour nous aider à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web et notre appli mobile, à évaluer et à améliorer l’efficacité de nos campagnes publicitaires, et à améliorer l’expérience d’utilisateur.

Quelles mesures de protection assurent la confidentialité des Renseignements personnels?

Dans toutes les circonstances, nous ferons ce qui suit :

1. Nous déploierons toutes les mesures physiques raisonnables, tous les outils techniques et tous les contrôles organisationnels dont nous disposons pour protéger vos Renseignements personnels contre les abus ou la divulgation inappropriée;
2. Nous assurerons, par l’intermédiaire des contrats, que tous les tiers auxquels nous transférons vos Renseignements personnels à des fins de traitement se conforment à notre Politique de confidentialité; et
3. Nous assurons que les contrats fournissent des mesures de sauvegarde pour protéger la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Gestion ou suppression des Renseignements personnels

Veuillez remplir le formulaire ci-dessous si vous voulez faire ce qui suit :

1. retirer votre consentement à notre recueil, utilisation et/ou divulgation de vos Renseignements personnels;
2. consulter ou corriger vos Renseignements personnels; ou
3. supprimer votre compte en ligne. Veuillez noter que le fait de supprimer votre compte effacera tous vos identifiants de connexion et toutes vos coordonnées associées avec votre compte en ligne, et vous désabonnera de nos communications de marketing. La suppression de votre compte en ligne n’effacera pas les renseignements personnels que Square One doit conserver pour des raisons juridiques, réglementaires et/ou contractuelles.

Décisions automatisées

À l’aide des Renseignements personnels fournis, il est possible que notre système prenne des décisions automatisées (des décisions sans la participation humaine) en ce qui concerne ce qui suit :

1. L’approbation ou le refus de vous offrir une police; et
2. Les conditions applicables à votre police.

Quels sont les recours possibles?

Le Service juridique est responsable de la protection des Renseignements personnels. Nous vous encourageons à remplir le formulaire ci-dessous si vous voulez faire ce qui suit :

1. Obtenir des réponses à toute question au sujet de notre Politique de confidentialité;
2. Demander un accès à vos Renseignements personnels sous notre emprise, y compris les transcriptions des appels enregistrés;
3. Corriger des Renseignements personnels imprécis;
4. Demander une évaluation d’une décision automatisée;
5. Aborder des plaintes au sujet de notre recueil, de notre utilisation, de notre divulgation ou de notre protection de vos Renseignements personnels; ou
6. Retirer votre consentement de notre recueil, de notre utilisation et/ou de notre divulgation de vos Renseignements personnels; toutefois, cela signifie que nous ne pourrions pas continuer à vous fournir des produits et services d’assurance ou la meilleure prime pour votre police d’assurance.

Important :

Veuillez noter que la possibilité de retirer votre consentement de notre recueil, de notre utilisation et/ou de notre divulgation de vos Renseignements personnels est soumise à certaines restrictions en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels, ce qui signifie que nous ne pouvons pas accepter une demande de retrait de consentement ou de suppression de Renseignements personnels si nous sommes obligés de recueillir, d’utiliser, de divulguer ou de conserver les Renseignements personnels en raison des obligations juridiques, réglementaires et/ou commerciales, y compris les cas où les Renseignements personnels sont toujours requis pour les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou si nous sommes autrement autorisés à nous servir des renseignements en question sans votre consentement. Pour de plus amples renseignements, consultez la section « Comment conserve-t-on les Renseignements personnels? »

Square One conserve les Renseignements personnels liés à votre soumission et/ou à votre police à des fins réglementaires/juridiques et commerciales, y compris la détection et l’empêchement de la fraude. Par exemple, une société effectuant des enquêtes sur la solvabilité pourrait exiger de Square One qu’elle fournisse des preuves du consentement d’un client à une vérification de crédit obtenue pendant la soumission. Sinon, Square One pourrait avoir besoin de fournir des renseignements sur une soumission et/ou une police dans le cadre d’une poursuite en cas de réclamation ultérieure. Cela implique que les finalités pour lesquelles vos données personnelles ont été collectées demeurent pertinentes, ce qui oblige Square One à conserver les données liées à votre demande et/ou à votre police pour vous identifier et remplir ses obligations.

Square One met en place des mesures de sécurité rigoureuses pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Cela comprend l’utilisation de protocoles de cryptage avancés, l’instauration de contrôles d’accès limité à un personnel autorisé et l’application des dernières mises à jour et des pratiques exemplaires en matière de sécurité. Square One réalise régulièrement des audits de sécurité et des évaluations de vulnérabilité pour identifier et résoudre rapidement les risques éventuels.

Bien que nous ne puissions pas supprimer tous vos Renseignements personnels pour les raisons ci-dessus, nous ferons ce qui suit sur votre demande :

1. vous retirer de toutes les communications publicitaires de Square One pour que vous ne receviez plus les courriels ou appels publicitaires de notre part;
2. supprimer votre compte en ligne, ce qui efface vos identifiants de connexion à notre appli et à notre site Web associés avec votre compte; et
3. désigner votre dossier « confidentiel » afin de limiter l’accès à vos Renseignements personnels à du personnel autorisé, au besoin.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada si vous résidez ailleurs au Canada.

Sachez que ce formulaire n’est destiné qu’à des demandes de renseignements personnels en vertu de vos droits dans le cadre des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels. Il est possible que l’évaluation et la réponse à votre demande prennent un maximum de 30 jours.

Pour obtenir une soumission, souscrire une police, modifier une police, accéder à vos documents de police ou obtenir du soutien, veuillez communiquer avec info@squareone.ca, composer le 1.855.331.6933 ou effectuer les changements requis par l’intermédiaire de votre compte en ligne. Pour les réclamations, veuillez communiquer avec votre expert en sinistres désigné ou communiquer avec claims@squareoneclaims.ca. Si vous avez besoin de l’aide pour accéder à votre comprte en ligne, communiquez avec info@squareone.ca ou composez le 1.855.331.6933.